Pe măsură ce firma ta se dezvoltă, constați că se adună tot mai multe documente, începând cu certificatul constatator și ajungând la diferite contracte, facturi, chitanțe, registre de plăți sau de evidență a salariaților.
Menținerea tuturor acestora în ordine este absolut necesară, pentru buna funcționare a companiei. E nevoie să ai acces rapid la fiecare dosar, dacă vrei să iei decizii rapid și în deplină cunoștință de cauză. De asemenea, e reconfortant să știi că nu vei avea parte de niciun fel de emoții, în cazul unui control efectuat de instituțiile de stat.
Pentru a te ajuta să depozitezi documentele cu maximă ușurință și eficiență, toți specialiștii recomandă folosirea unui fiset metalic. Aceste obiecte de mobilier au, în funcție de dorințele tale, 2, 3 sau 4 rafturi, iar la cerere pot fi dotate cu polițe suplimentare. Dacă ai acte la care vrei să fii sigur că nu are acces nimeni altcineva, poți să alegi un model dotat cu un seif. În plus, materialul din care sunt produse garantează o rezistență îndelungată, fără a fi nevoie de reparații sau de alte intervenții.
Tot ce îți rămâne de făcut este să găsești modalitatea optimă de aranjare a dosarelor, pe diferite categorii. Iată câteva sugestii!
Sortarea în funcție de perioada de utilizare
O variantă foarte apreciată de organizare a documentelor într-un fișet metalic constă în împărțirea acestora în trei categorii diferite, în funcție de perioada de timp în care urmează să fie folosite.
O primă categorie este reprezentată de acele acte – precum titluri de proprietate, diplome care atestă efectuarea anumitor studii sau certificate constatatoare – care trebuie păstrate pe o perioadă nedefinită.
A doua categorie conține actele necesare pentru o perioadă de timp limitată, precum contracte de asigurare, certificate de garanție pentru diferite obiecte achiziționate sau contracte de colaborare valabile pe un termen limitat, de exemplu până la finalizarea unui proiect.
În fine, într-un fișet metalic poți așeza separat documentele de uz curent, precum facturi sau chitanțe, care se acumulează în număr mare și care trebuie păstrate pentru anumite perioade, prevăzute prin reglementări legislative.
Organizarea cronologică
Criteriul cronologic face lucrurile foarte simple, chiar și pentru persoanele care nu sunt de felul lor foarte organizate. El presupune organizarea actelor dintr-un fișet metalic pe ani și pe luni, începând cu cele mai vechi și ajungând la cele mai recente, indiferent de natura acestora.
Metoda îți permite să descoperi rapid orice act necesar la un moment dat, deoarece există un singur criteriu, cât se poate de clar, după care îl cauți: data la care a fost emis.
Împărțirea rafturilor între mai multe persoane
Nu este neapărat nevoie ca fiecare persoană dintr-un birou să folosească propriul fișet metalic. Numeroase modele sunt suficient de încăpătoare pentru a permite o organizare eficientă a dosarelor deținute de doi antreprenori sau angajați.
În acest scop, se decide încă de la început ce rafturi utilizează fiecare dintre ei. Dacă lucrează la aceeași firmă sau colaborează la anumite proiecte, pot pune documentele folosite în comun pe o etajeră separată.
Cumpără un fișet metalic și experimentează diferite metode de ordonare a documentelor! Cu siguranță o vei găsi pe cea mai potrivită pentru tine și afacerea ta!